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Le secrétaire corporatif, une responsabilité de plus en plus lourde

Si vous possédez une société par actions, qu’elle soit provinciale ou fédérale, vous devez tenir des conseils d’administration plusieurs fois par année. Les sociétés doivent fonctionner dans un environnement réglementaire de plus en plus exigeant. Si les activités de votre entreprise peuvent affecter la communauté, vous devez vous soucier de votre responsabilité sociale. Ce ne sont là que deux petits exemples des nouvelles réalités auxquelles doivent faire face les conseils d’administration. Pour cette raison, les conseils sont obligés de plus en plus régulièrement d’avoir recours à l’avis d’experts sur différents sujets.

Dans cet esprit d’augmentation incessante des responsabilités, le rôle du secrétaire corporatif ne fait pas exception. Il ne s’agit plus seulement de rédiger un procès verbal. Le secrétaire corporatif a maintenant le devoir d’informer le conseil sur les meilleures pratiques et les meilleures politiques à adopter.

C’est pour cette raison notamment que la plupart des secrétaires corporatifs de moyennes et de grandes entreprises ont maintenant une formation juridique. Les secrétaires corporatifs doivent à la fois être courageux et posséder un esprit très indépendant pour pouvoir jouer leur rôle adéquatement. Ils sont devenus, en quelque sorte, les gardiens de la gouvernance au sein des organisations. Ils doivent avoir du courage pour pouvoir exprimer les risques rattachés au manque d’éthique en citant des exemples réels. Ils doivent également pouvoir préserver leur indépendance afin de dénoncer les manquements dont ils sont témoins. Ils sont aussi responsables de s’assurer que le conseil reçoit toute l’information nécessaire pour exercer le meilleur jugement possible et prendre des décisions éclairées. À l’occasion, les secrétaires corporatifs peuvent être aussi appelés à agir comme conciliateur entre le chef de la direction et le conseil d’administration.

En conclusion le rôle du secrétaire corporatif est beaucoup plus difficile que le rôle traditionnel qu’on lui connaît, mais il représente une opportunité très intéressante d’être un aviseur de haut niveau, proactif dans le processus décisionnel. En effet, le secrétaire corporatif a maintenant la lourde responsabilité de renseigner les administrateurs afin de leur permettre de prendre des décisions éclairées. Si vous n’êtes pas certain que le détenteur de ce poste, au sein de votre conseil d’administration, possède toutes les ressources pour bien accomplir sa tâche, n’hésitez pas à communiquer votre conseiller juridique qui peut lui donner le support et la formation dont il a besoin.

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Saviez-vous que…

Il y a plus de 25 ans, afin de pouvoir intervenir dans les dossiers d’immigration urgents, le gouvernement fédéral a instauré des quarts de garde sur une base volontaire à ses employés juristes. Ces derniers pouvaient s’inscrire à ces quarts de garde, ce qui assurait leur disponibilité et leur présence le soir après les heures de travail ainsi que la fin de semaine. La rémunération habituelle de ce service était des primes d’heures supplémentaires ou bien des congés payés pour les heures de garde.

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